„Ak neplánuješ - plánuješ neúspech...“
dobré plánovanie a prevencia je najlacnejším spôsobom ako predchádzať potenciálnym problémom pri dosahovaní projektových cieľov
MENEJ ADMINISTRATÍVY - VIAC AKTÍVNEHO RIADENIA
Efektívne plánovanie projektu
Podľa svetových štatistík a prieskumov vzniká najviac chýb pri riadení projektov v jeho začiatkoch. Najčastejšou chybou, ktorá spôsobuje nedodanie projektových cieľov a tak zlyhania projektov je podcenenie inicializácie a plánovania projektu.
Efektívne riadenie projektu
Naša viac ako 15 ročná skúsenosť s projektovým manažmentom na Slovensko / Českom a európskom trhu nám potvrdzuje, že projekty, ktoré majú zanedbané plánovanie majú náročnejší priebeh a vyššiu pravdepodobnosť objavenia sa náročných prekážok, či dokonca zlyhania.
- chýbajúce projektové plány znemožňujú efektívne riadenie projektov
- projekty sú riadené chaoticky a bez jasných krokov ako dodať projektové výsledky
- plánovanie a riadenie projektov sa veľakrát spája s obrovskou administratívou
- intuitívne riadenie projektov môže fungovať pri menej zložitých alebo opakujúcich sa úlohách
- zodpovedné riadenie projektov vyžaduje mať pod kontrolou technické aspekty projektu a zároveň sa aktívne venovať sociálnemu kontrolingu
5 praktických krokov inicializácie projektu
... ako získať zo svojho projektu maximum
Pomôžeme vám naštartovať vaše projekty. Spolu v vami urobíme náročnú prácu pri inicializácii a plánovaní vášho projektu.
Krok 1: Formulácia projektovej vízie
Podporíme vás pri sformulovaní vašej vízie – od myšlienky až do konkrétneho projektového zámeru – zadania.
Krok 2: Definícia projektových cieľov
V spolupráci v vašim vedením definujeme projektové ciele.
Krok 3: Úspešnosť, riziká a prekážky
Následne definujeme projektové podciele a neciele, kritéria úspešnosti, riziká a prekážky, ako aj potrebnú podporu vedenia.
Krok 4: Úvodné analýzy
Rozpracujeme úvodné analýzy, štúdie uskutočniteľnosti, SWOT, ROI, BOD zlomu ...
Krok 5: Projektové prostredie
Pomôžeme vám pochopiť prostredie, kde bude projekt realizovaný a spoločne vypracujeme analýzu stakeholdrov.
Výsledok - čo získate
Výsledkom tejto práce na inicializácii projektu bude Úvodné zadanie projektu, ktoré bude odprezentované vašim tímom pred TOP manažmentom. Ak bude projekt schválený vedením, spoločne sa pustíme do fázy plánovania projektu.
Trvanie: 4 dni
Customizácia:
program bude prispôsobený potrebám firmy a nárokom vášho projektu - program môže byť skráteny alebo adekvátne predĺžený
ďalšie informácie vám poskytneme osobne, témy a nástroje projektového riadenia pripravíme a prispôsobíme podľa vašich manažérskych potrieb - kontaktujte nás a získajte bližšie informácie alebo prejdite priamo do časti COMM-PASS Efektívny štart projektov
Prečo a kedy využiť naše služby expertného naštartovania projektov?
Vysoká odbornosť našich expertných konzultantov v riadení projektov prináša konkrétne úspory pri realizácií projektových cieľov - až 50% času a 20 - 30% nákladov
Získavate nezávislý pohľad už pri plánovaní projektu a tak vnášate do projektu nové inovácie
Ak nemáte špecialistov na riadenie projektov podľa svetových štandardov
Projektový špecialista je katalyzátor naštartovania zmeny a nového pohľadu na efektívnejšie riadenie projektov
Získavate expertný konzulting a tréning vášho tímu
Externá motivácia tímu a nové pohľady na projekt
Externá podpora tímu a ich znalostí
10 zásad úspešného štartu a realizácie projektu
Efektívne plánovanie projektu nie je otázkou náhody
1. Zrozumiteľný plán činností a úloh na projekte
Spoločne s vašimi odborníkmi a členmi tímu rozplánujeme váš projekt. Vytvoríme WBS - Work Breakdown Structure, čo znamená, že projekt rozdelíme na projektové fázy a pracovné balíky. Následne projekt rozpracujeme na konkrétne projektové úlohy tak, aby každý člen tímu vedel, aké činnosti je potrebné na projekte zrealizovať, aby sa dosiahol projektový cieľ.
2. Realistický a zodpovedný časový plán projektu
Vytvoríme časový harmonogram projektu - tzv. Ganttov diagram, kde vizuálne uvidíte trvanie jednotlivých činností a ich vzájomné prepojenia, súvislosti a následnosti.
3. Adekvátna potreba a dostupnosť zdrojov
K jednotlivým činnostiam priradíme zdroje, ktoré budete potrebovať na ich realizáciu. Plán zdrojov bude definovať konkrétnu potrebu ľudských zdrojov, expertov, technikov, špecialistov alebo strojov, prístrojov, zariadení, podporných pomôcok, kancelárií, telefónov, či financií.
4. Zrozumiteľné financovanie
Ďalším krokom, ktorému sa budeme s vašim tímom venovať bude tvorba rozpočtu. Po správnom definovaní potreby zdrojov bude vytvorenie rozpočtu oveľa jednoduchšie ako bez predchádzajúcich činností. Vychádzať budeme z vašich minulých skúseností a kvalifikovaných odhadov.
5. Ako zabrániť pracovnému preťaženiu členov tímu
Podporíme vašich projektových manažérov pri definovaní systému práce. Pomôžeme im jasne definovať jednotlivé role na projekte. Každý člen tímu bude mat priradené právomoci a zodpovednosti na projekte. Pokiaľ budú niektorí členovia tímu pracovať na viacerých projektoch, alebo na štandardných operatívnych úlohách, definujeme ich priority na projektoch a odkomunikujeme ich s vedením.
6. Žiadna zbytočná administratíva a strata času na meetingoch
Definujeme komunikačnú stratégiu projektu. Nastavíme štruktúru, frekvenciu a spôsob reportingu. Pripravíme prvotnú agendu pravidelných mítingov a definujem spôsob komunikácie s vedením – status report.
7. Plánovanie nie je strata času
Na plánovaní projektu sa bude aktívne zúčastňovať projektový manažér a jeho projektový tím alebo core tím. Pre zvýšenie angažovanosti s projektom sa procesu plánovania zúčastnia aj špecialisti, ktorí budú participovať na realizácií jednotlivých projektových úloh.
Pripravíme váš tím na realizáciu Plánovacieho mítingu, kde projektový manažér bude prezentovať projektový plán vedeniu firmy, vybraným manažérom, špecialistom a zamestnancom firmy, prípadne vaším zákazníkom alebo kľúčovým stakeholdrom.
8. Expertná podpora
Po spustení projektu budeme vášmu tímu poskytovať pravidelnú podporu podľa vopred definovaného plánu podpory vo forme skupinového, alebo individuálneho coachingu, mentoringu, ale aj shadowingu.
9. Pravidelný prehľad a rýchla náprava
Na pravidelnej báze budeme pre vás realizovať audity, ktorí vám dajú nezávislý pohľad na realizáciu a stav vášho projektu. V prípade odchýlok, spoločne s vašim tímom vypracujeme návrh nápravných opatrení smerujúci k eliminácií zistených odchýlok.
10. Správne ukončenie projektu a dodanie výsledkov
Pred ukončením projektu pripravíme váš projektový tím na efektívne ukončenie projektu. Podporíme ich pri získavaní priebežnej akceptácie projektových výstupov, ako aj pri získaní formálnej zákazníckej akceptácie. Súčasťou podpory ukončovania projektu bude spolupráca na záverečnom post implementačnom audite, zosumarizovaní projektovej dokumentácie a poučení z projektu – lessons learned.
COMM-PASS Solutions - Projektový manažment
pozrite sa na svoje projekty zblízka - získajte detailný pohľad na projektový manažment a zároveň uvidíte vaše projekty komplexne a v biznis súvislostiach
inšpirujte sa vybranými realizovanými projektami - manažérskymi riešeniami, prejdite do časti Príklady biznis solutions projektov
COMM-PASS Efektívny štart projektov
rozbiehate nové projekty? získajte expertnú podporu - od efektívneho štartu až po úspešné ukončenie projektu
komplexný program zameraný na efektívne plánovanie a štart projektov - viac informácii nájdete v časti COMM-PASS Efektívny štart projektov